Informativa sul Trattamento dei Dati Personali
Chatbot "Neo" — neocomputershop.it
Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
1. Titolare del Trattamento
Neo Computer Shop di Stefano Dromo
Via Nazionale 37, 10064 Pinerolo (TO)
P.IVA: 08169610014 — C.F.: DRMSFN79L18L219S
Email: info@neocomputershop.it
PEC: neocomputershop@pec.it
Tel: 0121-377055
Non è nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) in quanto non ricorrono le condizioni obbligatorie previste dall'art. 37 GDPR per la natura e le dimensioni di questa attività.
2. Oggetto e ambito di applicazione
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare nell'ambito dell'utilizzo del chatbot "Neo", il servizio di assistenza virtuale raggiungibile tramite il widget di chat presente sul sito neocomputershop.it.
"Neo" è un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale. È sviluppato con la piattaforma di automazione n8n (installata su server privato) e integrato con il modello Google Gemini 2.5 Flash (API a pagamento). Il chatbot risponde a domande su servizi, prodotti e orari del negozio e può — su richiesta esplicita e previo consenso dell'utente — inviare una email di contatto a Neo Computer Shop.
La navigazione del resto del sito non comporta alcuna raccolta di dati personali: il sito non utilizza cookie di profilazione o tracciamento.
3. Dati personali trattati
3.1 Dati raccolti automaticamente al momento dell'interazione
| Categoria | Descrizione |
|---|---|
| Identificatore di sessione | Codice alfanumerico casuale generato automaticamente dal widget al primo avvio della chat, memorizzato nel sessionStorage del browser ed eliminato automaticamente alla chiusura della scheda o del browser. Non è collegato ad alcuna identità personale. Serve esclusivamente a mantenere la coerenza della conversazione durante la sessione. |
| Messaggi testuali | Testo digitato dall'utente nel corso della conversazione |
| Risposte del chatbot | Testo generato dall'intelligenza artificiale in risposta ai messaggi |
| Timestamp | Data e ora di ciascun messaggio (fuso orario Europe/Rome) |
3.2 Dati forniti facoltativamente dall'utente
Nel corso della conversazione l'utente può — su propria iniziativa — fornire dati personali aggiuntivi, quali:
- Nome e cognome
- Indirizzo email o numero di telefono
- Descrizione del dispositivo o del problema tecnico
Tali dati non sono richiesti obbligatoriamente per l'utilizzo del chatbot.
Avviso: si raccomanda di non inserire nel chatbot dati sensibili (dati sulla salute, dati finanziari, dati di minorenni, password, numeri di carta di credito o altri dati particolari ai sensi dell'art. 9 GDPR), in quanto non richiesti e non necessari al servizio.
3.3 Dati raccolti in caso di richiesta di contatto o preventivo
Qualora l'utente manifesti nel corso della conversazione l'intenzione di essere contattato da Neo Computer Shop o di ricevere un preventivo, il chatbot raccoglierà conversazionalmente i dati necessari (nome, tipo di richiesta, dispositivo, recapito) e chiederà esplicita conferma all'utente prima di trasmettere qualsiasi dato al Titolare tramite email.
4. Finalità e basi giuridiche del trattamento
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Erogazione del servizio di assistenza virtuale: risposta a domande su servizi, prodotti e orari di Neo Computer Shop | Art. 6(1)(b) GDPR — esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell'interessato |
| Trasmissione a Neo Computer Shop di una richiesta di contatto o preventivo | Art. 6(1)(b) GDPR — esecuzione di misure precontrattuali; attivata solo su richiesta e previo consenso esplicito dell'utente nel corso della chat |
| Monitoraggio del corretto funzionamento del servizio tramite report operativi giornalieri ad uso interno | Art. 6(1)(f) GDPR — legittimo interesse del Titolare a verificare la qualità del servizio; bilanciato con i diritti degli interessati in ragione dell'uso esclusivamente interno, del contenuto non profilante e della brevissima durata di conservazione (≤ 24 ore) |
5. Modalità di trattamento
I messaggi dell'utente vengono elaborati secondo il seguente flusso:
- Ricezione sul server di automazione n8n, ospitato su VPS Hetzner (Germania, UE)
- Trasmissione alle API Google Gemini 2.5 Flash per la generazione della risposta (le ultime 12 interazioni della sessione vengono incluse come contesto conversazionale)
- Memorizzazione temporanea in un database Redis sulla stessa infrastruttura, esclusivamente per il monitoraggio operativo
- Eliminazione automatica dell'intera log list ogni giorno alle ore 19:00
Il sistema non effettua profilazione né adotta decisioni automatizzate con effetti giuridici o significativi sulla persona dell'utente (art. 22 GDPR). Il modello di intelligenza artificiale viene impiegato esclusivamente per generare risposte testuali a carattere informativo e assistenziale.
6. Destinatari e Responsabili del Trattamento
I dati sono trattati esclusivamente dal Titolare e dai seguenti soggetti terzi, designati Responsabili del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR o comunque destinatari in ragione della natura del servizio:
Hetzner Online GmbH — Infrastruttura server
| Ruolo | Responsabile del Trattamento (art. 28 GDPR) — fornitore VPS su cui sono ospitati il sistema di automazione n8n e il database temporaneo Redis |
|---|---|
| Sede | Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania (UE) |
| Dati trattati | Tutti i dati in transito e temporaneamente memorizzati sul server (messaggi, timestamp, identificatori di sessione) |
| Garanzie | Hetzner è soggetta al GDPR in quanto entità con sede nell'UE; DPA stipulabile direttamente nell'account cliente; data center certificati ISO 27001; nessun trasferimento di dati al di fuori dell'UE |
| Informativa | docs.hetzner.com — Data protection at Hetzner |
Google LLC — Elaborazione IA (Gemini API)
| Ruolo | Responsabile del Trattamento (art. 28 GDPR) — fornitore del modello di intelligenza artificiale che elabora i messaggi per generare le risposte del chatbot |
|---|---|
| Sede | 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA |
| Dati trasmessi | Testo dei messaggi dell'utente e contesto conversazionale (finestra delle ultime 12 interazioni) |
| Garanzie privacy | Utilizzo tramite API a pagamento (Tier 1): Google non utilizza prompt e risposte per addestrare né per migliorare i propri modelli di IA; i dati vengono registrati transitoriamente esclusivamente per il rilevamento di violazioni della policy d'uso e per obblighi legali/normativi; il trattamento è regolato dal Google Cloud Data Processing Addendum (CDPA) |
| Trasferimento extra-UE | Regolato mediante Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46(2)(c) GDPR |
| Riferimenti | Termini Gemini API — Google Cloud DPA |
Aruba S.p.A. — Servizio di posta elettronica
| Ruolo | Responsabile del Trattamento — fornitore del servizio email per l'account info@neocomputershop.it, su cui vengono recapitate le eventuali richieste di contatto o preventivo generate tramite il chatbot |
|---|---|
| Sede | Via San Clemente 53, 24036 Ponte San Pietro (BG), Italia |
| Dati trattati | Contenuto delle email di richiesta contatto/preventivo (nome, tipo richiesta, dispositivo, recapito, riepilogo conversazione) — solo in caso di richiesta esplicita e confermata dall'utente nel corso della chat |
| Garanzie | Aruba è soggetta al GDPR; data center in Italia; DPA disponibile per clienti business |
| Informativa | aruba.it — Privacy Policy |
Google LLC — Gmail (report operativi interni)
| Ruolo | Servizio di posta elettronica tramite cui il Titolare riceve quotidianamente il report operativo interno delle conversazioni |
|---|---|
| Dati trattati | Report testuale riassuntivo delle conversazioni del giorno (timestamp, identificatori di sessione anonimi, messaggi) |
| Note | Il Titolare utilizza per questa funzione un account Gmail personale, regolato dalla Google Privacy Policy |
7. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi
I messaggi della chat vengono elaborati tramite le API di Google Gemini, il cui provider (Google LLC) è stabilito negli Stati Uniti d'America. Tale trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dall'art. 46 GDPR, specificamente mediante Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea, come previsto dal Google Cloud Data Processing Addendum.
L'infrastruttura server (Hetzner) è situata in Germania, all'interno dell'Unione Europea: nessun trasferimento extra-UE per i dati ivi memorizzati.
8. Tempi di conservazione
| Dato | Durata di conservazione |
|---|---|
| Log conversazioni (database Redis) | Eliminati automaticamente entro 24 ore (cancellazione quotidiana alle 19:00) |
| Identificatore di sessione (sessionStorage del browser) | Eliminato automaticamente alla chiusura della scheda o del browser |
| Report operativo giornaliero (email interna) | Conservato fino a eliminazione manuale da parte del Titolare; utilizzato esclusivamente per monitoraggio operativo interno |
| Email di richiesta contatto/preventivo | Conservata per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, successivamente, nei termini ordinari di conservazione della corrispondenza commerciale (max 10 anni ai sensi dell'art. 2220 c.c.) |
9. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei messaggi testuali è necessario per il funzionamento del chatbot: senza di esso il servizio non può essere erogato.
Il conferimento di dati di contatto personali (nome, email, telefono) è facoltativo ed è richiesto esclusivamente in caso di richiesta volontaria di preventivo o contatto da parte dell'utente.
10. Assenza di decisioni automatizzate e profilazione
Il chatbot non effettua profilazione degli utenti né adotta decisioni automatizzate con effetti giuridici o significativi sulla persona ai sensi dell'art. 22 GDPR. Il modello di intelligenza artificiale è impiegato esclusivamente per elaborare i messaggi e generare risposte testuali a carattere informativo e assistenziale.
11. Diritti dell'interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, l'interessato ha il diritto di:
| Diritto | Contenuto |
|---|---|
| Accesso (art. 15) | Ottenere conferma del trattamento e copia dei dati personali trattati |
| Rettifica (art. 16) | Ottenere la correzione di dati inesatti o incompleti |
| Cancellazione — "diritto all'oblio" (art. 17) | Ottenere la cancellazione dei dati personali al ricorrere delle condizioni previste dalla norma |
| Limitazione del trattamento (art. 18) | Ottenere la sospensione del trattamento al ricorrere di determinate condizioni |
| Portabilità (art. 20) | Ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico |
| Opposizione (art. 21) | Opporsi al trattamento basato su legittimo interesse del Titolare |
Nota operativa: data la brevità del periodo di conservazione dei log (eliminazione automatica entro 24 ore), è possibile che al momento della ricezione di una richiesta i dati corrispondenti siano già stati eliminati automaticamente dal sistema.
Per esercitare i propri diritti, l'interessato può contattare il Titolare tramite:
- Email: info@neocomputershop.it
- PEC: neocomputershop@pec.it
- Telefono: 0121-377055
- Posta: Neo Computer Shop di Stefano Dromo, Via Nazionale 37, 10064 Pinerolo (TO)
Il Titolare risponde entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta (termine prorogabile fino a 90 giorni per richieste di particolare complessità, con comunicazione all'interessato entro i primi 30 giorni).
12. Diritto di reclamo all'Autorità di controllo
Fermo restando il diritto di adire qualsiasi altra sede giudiziaria o amministrativa, l'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali:
- Sito: www.garanteprivacy.it
- Email: garante@gpdp.it
- PEC: protocollo@pec.gpdp.it
- Indirizzo: Piazza Venezia 11, 00187 Roma
13. Misure di sicurezza adottate
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell'art. 32 GDPR:
- Comunicazioni cifrate via HTTPS/TLS tra il widget del sito, il server e le API esterne
- Accesso al server protetto da autenticazione SSH con chiave crittografica
- Database Redis isolato sull'infrastruttura privata, non esposto a Internet
- Eliminazione automatica dei log entro 24 ore dal momento della registrazione
- Infrastruttura di hosting Hetzner certificata ISO 27001
- Accesso ai report operativi riservato al solo Titolare
14. Aggiornamenti della presente informativa
Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, tecnologiche o organizzative. La versione vigente sarà sempre disponibile su questa pagina con l'indicazione della data di ultima revisione. In caso di modifiche sostanziali il Titolare valuterà idonee modalità di comunicazione agli utenti.