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Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

Assistente virtuale "Neo" del sito neocomputershop.it
Resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (Codice Privacy)

In poche parole: sul nostro sito trovi "Neo", un assistente virtuale che risponde alle domande su orari, servizi, prodotti e riparazioni. Neo è un'intelligenza artificiale, non una persona, e te lo dice lui stesso appena apri la chat. Non ti chiediamo di registrarti e la chat non usa cookie di profilazione o tracciamento. Quello che scrivi viene inviato a un fornitore europeo di modelli di IA per generare la risposta, viene conservato per i tempi indicati al § 11 e ci serve solo per verificare che Neo risponda bene. Questo documento ti spiega tutto nel dettaglio.

1. Chi tratta i tuoi dati (Titolare del trattamento)

Il Titolare del trattamento è Neo Computer Shop (NCS), ditta individuale di Stefano Dromo, con sede in Via Nazionale 37, 10064 Pinerolo (TO), Italia.

Contatti: e-mail info@neocomputershop.it – P.IVA 08169610014 – telefono 0121-377055.

Per qualsiasi questione relativa ai tuoi dati personali puoi scrivere a info@neocomputershop.it, indicando nell'oggetto "Privacy".

Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) e non lo ha nominato; il riferimento per ogni richiesta resta il Titolare ai recapiti sopra indicati.

2. A chi si rivolge questa informativa

Questa informativa riguarda chiunque utilizzi il widget di chat "Neo" presente sulle pagine del sito neocomputershop.it. Non riguarda gli altri trattamenti svolti da Neo Computer Shop, per i quali valgono le informative dedicate raggiungibili dalla sezione Privacy del sito.

I dati possono riferirsi sia direttamente a te, sia ad altre persone che tu dovessi citare nel testo dei tuoi messaggi: per questo l'informativa è resa anche ai sensi dell'art. 14 GDPR (dati raccolti presso terzi). Se scrivi il nome o il recapito di qualcun altro, ti chiediamo di farlo solo se necessario e di informarne l'interessato.

3. Come funziona l'assistente, in parole semplici

Quando apri il widget di chat accade questo:

1. Il tuo browser genera un identificativo di sessione: un codice casuale che serve solo a tenere insieme i messaggi della stessa conversazione. Non è collegato a te e viene cancellato dal tuo browser quando chiudi la scheda; una copia tecnica resta sul nostro server per poche ore, il tempo di far funzionare i limiti anti-abuso (§ 11).
2. Compare un messaggio di benvenuto che ti dice che Neo è un'intelligenza artificiale e rinvia a questa informativa. Lo leggi prima di scrivere.
3. Quando invii un messaggio, il testo viene trasmesso al nostro server; da lì, troncato a 1.500 caratteri, viene inviato al fornitore dei modelli di IA insieme alle ultime dodici interazioni della conversazione e alle istruzioni che definiscono il comportamento di Neo.
4. Per rispondere, Neo consulta un catalogo di informazioni aziendali e un calendario di apertura che si trovano dentro il nostro sistema e non contengono dati personali.
5. Se glielo chiedi e confermi, Neo può inviare al negozio una email con i dati che gli hai lasciato, così possiamo richiamarti. Senza la tua richiesta e la tua conferma non deve inviare nulla.
6. Domanda e risposta vengono registrate in un elenco della giornata. Alle 19:00 riceviamo un riepilogo delle conversazioni del giorno e l'elenco viene cancellato.

Importante: Neo dà informazioni, non prende decisioni. Preventivi, accettazioni di riparazione, appuntamenti e ogni impegno verso di te sono sempre gestiti da una persona (Stefano, Katia o Paolo). E poiché è un sistema di intelligenza artificiale, può sbagliare: per qualsiasi conferma fa sempre fede il negozio. Telefono, email e negozio fisico restano sempre a tua disposizione.

4. Quali dati personali trattiamo

Non ti chiediamo di registrarti, non ti chiediamo email o password per usare la chat, e il widget non usa cookie di profilazione né di tracciamento. L'identificativo di sessione è conservato nella memoria temporanea della scheda del browser (sessionStorage) e sparisce quando la chiudi. Si tratta di archiviazione tecnica strettamente necessaria a fornire il servizio di chat che hai richiesto e rientra pertanto nell'esenzione dal consenso prevista dall'art. 122, comma 1, del D.Lgs. 196/2003: non ti viene chiesto alcun consenso perché la legge non lo richiede per questo tipo di archiviazione, non perché non si tratti di un cookie.

Natura del conferimento. Scrivere un messaggio è necessario per usare la chat: senza, il servizio non può funzionare. Lasciare nome e recapito è invece del tutto facoltativo e serve soltanto se vuoi essere ricontattato: se non li fornisci, la chat continua a funzionare normalmente e non subisci alcuna conseguenza. Puoi in ogni momento non usare la chat e contattarci per telefono, per email o in negozio, ottenendo la stessa assistenza.

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Non ti chiediamo e non abbiamo bisogno di dati particolari — ad esempio dati sulla salute, opinioni, convinzioni. Ti invitiamo a non inserire in chat: dati sulla salute o altri dati particolari, password o credenziali di accesso, numeri di carta di credito o dati di pagamento, dati di altre persone e in particolare di minori, documenti d'identità. Se dovessi inserirli spontaneamente, saranno trattati solo nella misura strettamente necessaria a gestire la tua richiesta e cancellati nei termini indicati al § 11.

5. Minori

L'assistente non è rivolto ai minori: i contenuti riguardano l'acquisto e la riparazione di apparecchiature informatiche e si rivolgono a una clientela adulta. Non chiediamo l'età e non abbiamo modo di verificarla, perché farlo comporterebbe raccogliere più dati di quanti ne servano.

Se sei un genitore o chi esercita la responsabilità genitoriale e ritieni che un minore abbia comunicato dati tramite la chat, scrivici a info@neocomputershop.it indicando la data e l'ora approssimative della conversazione: provvederemo a cancellare quanto ancora presente nei nostri sistemi. Il registro delle conversazioni viene cancellato ogni sera, ma altre copie dello stesso testo durano di più — fino a due settimane nei registri tecnici, e senza scadenza predefinita nel riepilogo che riceviamo via email: le trovi tutte elencate al § 11. Prima ci scrivi, quindi, più è probabile che si riesca a cancellare tutto; e se sono stati lasciati nome e recapito quei dati restano più a lungo e li cancelliamo su tua richiesta.

6. Perché trattiamo i tuoi dati (finalità)

• Risponderti: fornire le informazioni che chiedi su orari, sede, prodotti, servizi e riparazioni.
• Ricontattarti, se ce lo chiedi: trasmettere al negozio i dati che hai lasciato per un preventivo o una richiesta di assistenza.
• Verificare che Neo funzioni bene: un riepilogo giornaliero ci permette di accorgerci se l'assistente ha dato una risposta sbagliata o fuori luogo, e di correggerlo. È il controllo umano su un sistema automatico.
• Proteggere il servizio da abusi: limiti tecnici al numero di messaggi per conversazione e di conversazioni al giorno.
• Adempiere agli obblighi di legge: conservare la documentazione delle richieste che danno luogo a un rapporto commerciale, per il tempo previsto dalla legge.

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li cediamo, non li vendiamo e non li usiamo per costruire profili commerciali.

7. Su quale base giuridica trattiamo i dati

• Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR): per rispondere alle tue domande tramite l'assistente, per il riepilogo giornaliero con cui verifichiamo che risponda correttamente e per i limiti tecnici anti-abuso. Abbiamo valutato e messo per iscritto che questo interesse non prevale sui tuoi diritti, tenendo conto del fatto che l'uso della chat è volontario, che ogni altro canale resta disponibile e che la conservazione è limitata a quanto indicato al § 11. Puoi comunque opporti: vedi il § 13.
• Esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b GDPR): per trasmettere al negozio la richiesta di contatto quando sei tu a chiedere di essere ricontattato per un preventivo o una riparazione, e per le conversazioni che riguardano un acquisto o un intervento.
• Adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): per la sola conservazione decennale delle richieste che danno luogo a un rapporto commerciale (art. 2220 c.c.), come indicato al § 11.

Non ci basiamo sul consenso. La conferma che Neo ti chiede prima di inviare al negozio la tua richiesta di contatto serve a essere certi che tu voglia davvero essere ricontattato e che i dati siano corretti: è una buona pratica, non la base giuridica del trattamento.

8. L'uso dell'intelligenza artificiale

Per generare le risposte, l'assistente utilizza un modello di intelligenza artificiale di Mistral AI SAS, società francese con sede a Parigi, richiamato tramite interfaccia di programmazione (API). Il trattamento avviene nell'Unione europea. Questo fornitore è in uso dal 31 luglio 2026; in precedenza, dal 10 giugno 2026, erano utilizzati modelli di Google (famiglia "Gemini") con trattamento anche negli Stati Uniti.

Ti diciamo che stai parlando con un'intelligenza artificiale. Il messaggio di benvenuto del widget lo dichiara in modo esplicito prima che tu scriva, come richiesto dall'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale.

I tuoi dati non vengono usati per addestrare i modelli di IA. Utilizziamo il servizio in versione a pagamento: secondo le condizioni contrattuali applicabili a questa modalità, i contenuti inviati tramite API non sono usati dal fornitore per addestrare o migliorare i propri modelli. Abbiamo inoltre attivato l'esclusione esplicita dall'addestramento a livello di organizzazione, disattivato i modelli sperimentali e vietato internamente l'uso delle funzioni di riscontro che comporterebbero l'impiego dei contenuti per l'addestramento.

Che cosa viene inviato al fornitore. Il testo del tuo messaggio (troncato a 1.500 caratteri), le ultime dodici interazioni della conversazione e le istruzioni che definiscono il comportamento di Neo. Non inviamo il tuo indirizzo IP, non inviamo dati di navigazione e non inviamo nulla che ti identifichi, salvo ciò che tu stesso abbia scritto nei messaggi.

Una precisazione onesta sui trenta giorni. Il fornitore può conservare i contenuti fino a trenta giorni al solo fine di verificare che il servizio non venga usato in modo abusivo. Durante quel periodo agisce per una propria finalità e non su nostra istruzione: è previsto dal contratto che regola il servizio ed è comune a questo tipo di fornitori. Non riguarda l'addestramento dei modelli, che abbiamo escluso, e al termine del periodo i contenuti vengono eliminati. Puoi chiederci maggiori informazioni scrivendo a info@neocomputershop.it.

9. A chi comunichiamo i dati

I tuoi dati non vengono diffusi né venduti. Sono trattati dal Titolare e dai suoi collaboratori autorizzati (Stefano, Katia, Paolo) e possono essere comunicati ai fornitori di servizi tecnologici elencati qui sotto, che agiscono come Responsabili del trattamento (o titolari autonomi per la parte di propria competenza):

L'elenco aggiornato dei fornitori e degli accordi sul trattamento dei dati è disponibile su richiesta scrivendo a info@neocomputershop.it.

10. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi

Il Titolare non trasferisce direttamente dati fuori dall'Unione Europea. Il server è in Germania, la posta elettronica in Italia e il fornitore dei modelli di intelligenza artificiale è stabilito in Francia e tratta i dati nell'Unione europea. L'endpoint statunitense del fornitore non è mai stato attivato. Resta la precisazione sui fornitori del fornitore, in fondo a questa sezione.

Si tratta di un miglioramento rispetto alla versione precedente di questa informativa: fino al 30 luglio 2026 il contenuto delle conversazioni veniva trasmesso a un fornitore stabilito negli Stati Uniti, con trasferimento fondato sulle Clausole Contrattuali Standard. Quel trasferimento non ha più luogo.

Una precisazione sui fornitori del nostro fornitore. Mistral AI si avvale a sua volta di fornitori tecnici, la maggior parte dei quali situati nello Spazio economico europeo. Alcuni, impiegati per funzioni accessorie quali la fatturazione, la sicurezza e l'instradamento del traffico, possono trattare dati anche al di fuori dell'Unione: tali trasferimenti sono coperti dalle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione europea ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c), GDPR. L'elenco aggiornato dei fornitori e copia delle garanzie sono disponibili scrivendo a info@neocomputershop.it. Stato verificato al 31/07/2026; abbiamo chiesto al fornitore chiarimenti scritti sul perimetro esatto di queste voci e aggiorneremo questa informativa alla risposta.

11. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate. Poiché lo stesso dato può trovarsi in più punti del sistema, li elenchiamo tutti:

Al termine dei periodi indicati i dati vengono cancellati.

12. Assenza di decisioni automatizzate e profilazione

L'assistente genera automaticamente le risposte, ma non prende alcuna decisione che ti riguardi: non valuta la tua persona, non ti assegna punteggi, non costruisce profili e non produce nei tuoi confronti effetti giuridici né effetti analogamente significativi ai sensi dell'art. 22 GDPR.

Preventivi, accettazione di una riparazione, appuntamenti e ogni impegno verso di te sono sempre valutati e assunti da una persona. Se Neo ti ha dato un'informazione sbagliata, contattaci: fa sempre fede il negozio.

13. I tuoi diritti

In qualunque momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, e in particolare:

• accesso ai tuoi dati e alle informazioni sul trattamento;
• rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;
• cancellazione dei dati ("diritto all'oblio"), nei casi previsti;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati, nei casi applicabili;
• opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse, per motivi legati alla tua situazione particolare.

Per esercitare questi diritti puoi scrivere a info@neocomputershop.it, alla PEC neocomputershop@pec.it, telefonare allo 0121-377055 o scrivere a Neo Computer Shop, Via Nazionale 37, 10064 Pinerolo (TO). Risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, salvo proroghe nei casi previsti dalla legge. L'esercizio dei diritti è gratuito.

Diritto di opposizione (art. 21 GDPR). Poiché una parte del trattamento si fonda sul nostro legittimo interesse, hai il diritto di opporti in qualsiasi momento, per motivi legati alla tua situazione particolare, scrivendo a info@neocomputershop.it. Se ti opponi, cesseremo il trattamento salvo che sussistano motivi legittimi cogenti che prevalgano sui tuoi interessi, diritti e libertà. Questo diritto è sempre esercitabile e non è soggetto alla limitazione descritta qui sotto.

Una limitazione che dobbiamo dirti (art. 11 GDPR). Poiché per usare la chat non ti chiediamo di identificarti, per una conversazione anonima potremmo non essere in grado di individuare quali dati ti riguardino: l'identificativo di sessione è casuale e non è collegato a te. La legge non ci obbliga a raccogliere dati aggiuntivi al solo scopo di identificarti, e non intendiamo farlo, perché significherebbe chiederti più dati di quanti ne servano. La limitazione riguarda i soli diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità (artt. da 15 a 20): non riguarda il diritto di opposizione, che resta pienamente esercitabile come indicato sopra.

In pratica: se ci hai lasciato nome e recapito tramite la richiesta di contatto, possiamo identificarti e dare pieno seguito alla tua richiesta. Se hai chattato in forma anonima, indicaci la data e l'ora approssimative della conversazione: finché i dati sono ancora presenti nei nostri sistemi riusciamo a individuarla e il tuo diritto è pienamente esercitabile. Se invece i tempi di conservazione indicati al § 11 sono già trascorsi, il dato non esiste più e non c'è nulla su cui intervenire. In ogni caso, se non potessimo dare seguito alla tua richiesta te ne spiegheremo per iscritto i motivi e ti informeremo della possibilità di proporre reclamo al Garante e di ricorrere all'autorità giudiziaria.

14. Diritto di reclamo all'Autorità di controllo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa, hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it), fatta salva ogni altra azione amministrativa o giurisdizionale.

15. Misure di sicurezza adottate

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR. Il sistema è ospitato su un server privato nell'Unione europea, con accesso riservato al Titolare, autenticazione a chiave e connessioni cifrate (TLS). Il widget comunica con il server solo tramite connessione cifrata. I dati sono accessibili ai soli collaboratori autorizzati, vincolati alla riservatezza. Sono attivi limiti tecnici al numero di messaggi per conversazione e di conversazioni giornaliere, per contenere usi abusivi del servizio.

In caso di violazione dei dati personali il Titolare procede ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR: notifica al Garante entro 72 ore quando ne ricorrono i presupposti e comunicazione agli interessati in caso di rischio elevato. Poiché le conversazioni sono anonime, ove non fosse possibile raggiungere individualmente gli interessati la comunicazione sarà resa pubblicamente su questo sito.

16. Aggiornamenti della presente informativa

Potremo aggiornare questa informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche del sistema. La versione aggiornata è sempre pubblicata su www.neocomputershop.it/informativa-privacy-chatbot.html ed è raggiungibile dal messaggio di benvenuto del widget.

Versione 2.0 – ultimo aggiornamento: 01/08/2026. Modifiche rispetto alla versione 1.1 del 21/07/2026: cambio del fornitore dei modelli di intelligenza artificiale, da Google LLC (Stati Uniti) a Mistral AI SAS (Francia), operativo dal 31/07/2026, con conseguente eliminazione del trasferimento di dati fuori dall'Unione europea; riscrittura integrale della sezione sui tempi di conservazione, che ora elenca tutti i punti in cui i dati risiedono, compresi i registri tecnici di esecuzione, in precedenza non dichiarati; nuova sezione dedicata ai minori; chiarimento delle basi giuridiche, con eliminazione del riferimento improprio al consenso; indicazione del limite dell'art. 11 GDPR sull'esercizio dei diritti; richiamo all'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689.

Versione 2.0 — Ultimo aggiornamento: 01/08/2026
Titolare del trattamento: Neo Computer Shop — info@neocomputershop.it